Главная Стрелка Автоматизация документооборота. Пять основных вопросов.

Автоматизация документооборота. Пять основных вопросов.

Очень часто руководитель компании сталкивается с задачами:
  • сотрудники медленно работают с документами
  • договора долго согласовываются, а их обязательства выполнятся с задержками
  • затруднен поиск того или иного документа
  • при увольнении сотрудника возникает сложность с восстановлением документации, которой он работал
 
Результатом всего этого являются задержки с ответами на запросы клиентов, снижается скорость принятия решения, отсюда к снижению эффективности бизнеса. Именно в такой момент нужно задуматься о внедрении системы электронного документооборота. 
Система позволит решить вышеперечисленные задачи, к тому же повысит контроль и анализ внесенных данных.
Прежде чем начать внедрение электронного документооборота, стоит ответить на следующие вопросы:
  1. Какие бизнес процессы будут вестись в системе?
  2. Кто будет отвечать за проект?
  3. Нужна ли команда?
  4. Решаемые задачи и можно ли использовать готовые решения?
  5. Нужна ли обратная связь?
 
Какие бизнес процессы будут вестись в системе?
Разбиваем на шаги:
  • сформировать список бизнес процессов и документы в них участвующие
  • написать инструкции применительно к  каждому бизнес процессу, в которых будут описаны процедуры, функции и роли каждого сотрудника отвечающего за процесс
  • составить должностные инструкции на каждого сотрудника, в которых будет четко указаны его функции и задачи в компании, а так же кто будет исполнять его обязанности в случае его отсутствия.
Кто будет отвечать за проект?
Вам необходимо будет определиться с «посредником», который сможет понять задачу поставленную сотрудниками, разобраться с внутренними документами и их последовательностью в процессе. Проанализировав задачу, грамотно донести ее до IT специалистов, которые в свою очередь будут внедрять ее в систему. После выполнения этапа внедрения «посредник» должен будет протестировать выполненную задачу и обучить сотрудников работе в системе.
Так же посреднику будет необходим помощник из IT службы компании, для того чтобы поддержать в выборе системы, технических вопросах и адаптации с текущими учетными программами. Не рекомендуется назначать «посредником» сотрудника IT службы, так как он является специалистом в своей области и не имеет понятия о бизнес процессах компании.
 
Нужна ли команда?
Для формирования учетной системы, вам будет необходимо создать команду из сотрудников, которые будут работать с системой, «посредника», специалистов из IT отдела, подрядчика (если вы планируете использовать готовое решение) и конечно же сам руководитель компании. Руководитель – ключевое звено в цепочке команды, если он будет вдохновлен идеей внедрения системы, ей вдохновится вся команда, на чем в принципе построен весь бизнес. Руководитель должен четко понимать для чего ему эта система, если понимания нет, тогда и не стоит браться за проект и тратить в пустую деньги и время.
 
Решаемые задачи и можно ли использовать готовые решения?
Определитесь четко с задачами, которые должен выполнять продукт. Причем если есть глобальная задача, есть смысл разбить ее на более мелкие и начать работать с ними. Это позволит глубже понять всю структуру проблемы и ее решения. 
Стоит ли разрабатывать систему своими силами или взять готовый продукт решать вам, здесь лишь можно дать несколько рекомендаций:
  • нужда в совместимости с текущими учетными программами компании
  • возможность совершенствовать систему штатным IT отделом под собственные нужды
  • совместимость с мобильными устройствами, так как этот тренд лишь будет расти
 
Нужна ли обратная связь?
Это важный вопрос на стадии внедрения системы. Вы очень часто будете встречать массу негатива со стороны сотрудников, не готовых к переменам. Необходимо отлавливать такие очаги, прояснять ситуацию и решать вопросы локально. Со временем каждый сотрудник увидит преимущество внедряемой системы, когда из полного хаоса все придет к упорядоченному хранению и обмену документами.
 

Коллеги если для вас актуальна автоматизация не только документооборота предлагаю вам прочесть мою мини-книгу.

Просьба, если вам понравилась статья, поделитесь ей с помощью кнопок социальных сетей с вашими друзьями.

Автор: Леонид Коновалов

 

Клуб is-club.ru

Вступая в is-club, вы получаете возможность накапливать бонусы и использовать их для покупки товаров. Чем больше вы покупаете, тем больше бонусов накапливаете!

Чтобы начать собирать бонусы достаточно зарегистрироваться.

Бонусы